Kapitler i denne delen

Introduksjon

Orgbrain leverer en styreportal som inneholder funksjonalitet for både digitale styremøter og digital avholdelse av generalforsamlinger / årsmøter. Løsningen forenkler og effektiviserer møteinnkallinger, avholdelse gjennom videokonferanser, stemmegivning, sikker lagring av dokumenter, oppfølging av vedtak, utsendelse av protokoll på høring og signering av protokoll med BankID. Systemet gir forslag til både årsplan, agenda og protokoll og inneholder en styreskole, som er et nettbasert kurs i styrearbeid. I tillegg inneholder portalen en digital aksjeeierbok/eierregister.

Portalen kan brukes av alle typer virksomheter, men noe av innholdet slik som forslag til agendapunkter og styreskolen er foreløpig spesielt tilpasset aksjeselskaper. Generell funksjonalitet, som å lage egen agenda, opplasting av filer, møteinnkalling, elektronisk signering og en rekke andre funksjoner fungerer godt for alle virksomhetsformer.

Oversiktsbilde (“App-menyen”)

Når du som administrator logger deg inn i portalen for første gang vil du komme til en oversiktsside som viser hva du har tilgang til å bruke. Alle som er registrert med administratorrettigheter vil ha tilgang til modulen “Møter”, «Datarom», “Styreskolen”, “Eiere” og “Admin”.  Når Orgbrain lanserer nye moduler er det i dette vinduet brukerne vil finne disse.

Dersom du er inne i andre moduler vil du kunne komme tilbake til dette oversiktsbildet ved å klikke på firkanten med de 9 prikkene øverst til høyre i ditt skjermbilde.

Admin

Som administrator vil du blant annet ha tilgang til en app som heter «Admin». Det er i denne appen du gir andre brukere (styremedlemmer og andre du ønsker å invitere) tilgang til portalen. 

Informasjon
Den første fanen i admin-appen er «Informasjon». Det er her du legger inn logo og nøkkelopplysninger om selskapet. Her er det viktig at du legger inn rett e-postadresse for endring av ordre og for elektronisk faktura.

Innstillinger
Under «Innstillinger» kan du sette opp hvilken regler som skal gjelde for dette selskapet. Her kan du velge mellom norsk og engelsk språkinnstilling.

Du kan også på avstemming velge om defaultinnstilling på styremøter skal være implesitt for eller ikke. Dersom det er markert for implisitt for vil utgangspunktet være at styremedlemmer stemmer for et vedtak.

I aksjeloven fremkommer det at protokollen skal signeres av alle medlemmene som har deltatt i styrebehandlingen. Imidlertid er det mange styrer som også ønsker at flere skal signere at protokollen er lest. For eksempel daglig leder og styremedlemmer som ikke deltok i behandlingen. Dersom dere ønsker at dette skal komme frem i protokollen kan krysse dette av under «Signering».

Abonnement
Under «Abonnement» kan man gjøre endringer i sitt abonnement. For eksempel legge oppgradere til flere brukere.

Brukere
Under «Brukere» administrer du hvem i din organisasjon som skal ha tilgang til portalen og hvilken rettigheter de skal ha.

Dersom du kun ønsker å legge til en enkeltbruker, eller bruker som ikke er registrert i Brønnøysundregistrene, kan du gjøre det ved å klikke på ikonet med + tegn og ett hode.

I tabellen på brukeren kan du kan velge hvilken rettigheter/rolle hver enkelt bruker skal ha. Her må du være varsom med hvem du tildeler administratorrettigheter (bør normalt bare tildeles daglig leder, styrets leder og styresekretær)

Når du som administrator inviterer nye brukere må du passe på at feltet “Send invitasjon på e-post” som du finner øverst på registreringssiden er fylt ut slik at den nye brukeren mottar meldingen. Dersom du glemmer dette er det bare å krysse av “Send invitasjon på e-post” og så lagre. Da vil mottakeren motta e-post.

I e-posten som sendes vil vedkommende bli bedt om å registrere sin personlige brukerkonto. Teksten i e-posten kan variere, men den inneholder en knapp for å registrere brukerkonto.

Ved å klikke på knappen “Registrering” vil brukeren komme til registreringssiden.

På registreringssiden er brukerens navn og e-postadresse ferdig utfylt. Er navnet feil skrevet kan brukeren rette det. Det er ikke mulig å endre e-postadresse her, men det har brukeren mulighet til å gjøre i “Kontoinnstillinger” etter at kontoen er ferdig registrert.

Brukeren må så legge inn sitt personlige passord og bekreft passordet en gang til. Videre må brukeren klikke av for å bekrefte de generelle brukervilkårene og om brukeren vil motta tips og informasjon på e-post. Deretter er det bare å klikke på knappen “Registrer deg”

Styreskolen

Styreskolen er en av basisappene du får tilgang til via Orgbrain. Det er et nettbasert kurs som gir en grunnleggende innføring i de mest sentrale juridiske og praktiske forhold som daglig leder og styremedlemmer i et aksjeselskap bør kjenne til. Kurset er ment å gi en kompetansetilførsel som gjør at brukerne er i en god posisjon til å utøve rollen som både daglig leder, styreleder og/eller styremedlem korrekt og profesjonelt.

Kurset er 100 prosent nettbasert (tilpasset både mobil, nettbrett og PC) og består av 20 seksjoner. Modulene er delt opp i tre deler: (1) Introduksjon: Her lufter vi sentrale problemstillingen relatert til det aktuelle temaer, (2) Quiz: Her trekker vi frem noen spørsmål og svar relatert til problemstillinger som blir tatt opp i introduksjonen og (3) Teori: Her går vi gjennom sentral lovgivning og noen praktiske eksempler.

Når brukeren har krysset av at vedkommende har vært gjennom hver modul, får vedkommende tilgang til eksamen. Eksamen består av 40 flervalgsoppgaver der brukeren må ha minst 34 rette for å bestå. Man kan ta eksamen flere ganger i løpet av kursperioden (men kun ett forsøk per dag). Når brukeren har bestått eksamen vil du umiddelbart motta et autoriseringsbevis fra Foreningen for bedre styrearbeid.

Rull til toppen