Kapitler i denne delen

Datarom

På oversiktsiden vil brukerne få tilgang til modulen «Datarom» der alt av selskapsdokumenter og den enkelte brukers private filer kan oppbevares. 

Selve lagringen skjer i Norge gjennom underleverandøren Microsoft Azure. 

Dersom du klikker deg inn i Datarom vil du i venstremenyen finne følgende valg:

  • Datarom
  • Felles filer
  • Møtefiler
  • Personlige filer
  • Søk filer

Datarom

Alle som har tilgang til styremøter og de som blir gitt spesifikk rettighet har tilgang til mappen Datarom. 

De som er gitt administratorrettigheter vil kunne lage nye mapper samt laste opp og slette dokumenter. De øvrige brukerne med tilgang vi ha leserettigheter. 

Datarom er den mappen der selskapet kan legge inn og lagre alle relevante selskapsdokumenter slik som stiftelsesdokument, vedtekter og styreinstruks. Ved første gangs innlogging vil brukeren finne et forslag til en mappestruktur som kan benyttes. Dette er kun ment som inspirasjon og for å gjøre det enklere å ta løsningen i bruk. Dersom du ikke ønsker en eller flere av disse mappene er det bare å slette en eller flere av de mappene som man ikke ønsker å benytte. 

Det også mulig å invitere andre til å signere PDF-dokumenter som er lagret i datarommet. Det gjøres ved å klikke på de 3 prikkene til høyre på PDF-dokumentet og så klikk på opprett signaturforespørsel. Du vil da få muligheten til å invitere deg selv og andre, til å signere dokumentet elektronisk ved bruk av Orgbrain eSign eller BankID.  

Felles filer

I mappen Felles filer har Orgbrain laget utkast til hvordan et selskap kan bygge opp sitt datarom. Dette kan hver enkelt selskap endre på  om det ikke passer. 

Det er i utgangspunktet kun de som har tilgang til styremøter som har tilgang til felles filer. 

Møtefiler

I mappen Møtefiler vil alle filer som tilhører et møte i modulen «Møter» automatisk bli lagret.

Umiddelbart etter at et møte opprettes i modulen «Møter» vil en undermappe bli laget i Møtefiler under den aktuelle møtetype (styremøte, ordinær generalforsamling osv).  Aksjonærer / Medlemmer uten ytterligere tilganger vil kun se dokumenter fra generalforsamlinger / årsmøter. 

Det er kun de med administratortilgang som vil se filer som ligger lagret i på møter som fortsatt har status som «Utkast».  

Ved å klikke på en av mappene så vil man få tilgang til de møter som ligger under hver kalenderår. 

Ved å klikke på et konkret møte vil man få tilgang til de filer som er lagret på det konkrete møtet. Disse filene legges seg automatisk i enten undermappen «Vedlegg» eller «Protokoll».  

I mappen «Vedlegg» vil du finne alle vedlegg foruten den systemgenererte protokoll som systemet automatisk lager. Denne finner du i mappen «Protokoll». 

Personlige filer

Under personlige filer kan den enkelte bruker laste opp filer som ingen andre skal ha tilgang til. Kun den konkrete bruker har mulighet til å se de filene som ligger lagret her. 

Søk filer

Her kan brukeren søke etter alle de filene som brukeren er gitt tilgang til.

Vis slettet

Her kan brukeren se historiske filer som er slettet fra en mappe.  

Vannmerke

Datarommet har også en løsning for høyere sikkerhet ved nedlasting av dokumenter. Det er mulig for administrator å sette innstillingene slik at det blir lagt inn et «vannmerke» («watermark») på dokumenter som lastes ned fra portalen. Dette gjør at dokumenter på avveie lettere kan spores til den som har utført nedlastningen.  

Rull til toppen