Kapitler i denne delen

Veileder ved elektronisk generalforsamling i DOF ASA

Innledning

Den ordinære generalforsamlingen i DOF ASA holdes i år som et elektronisk møte. Møtet foregår via videoløsningen fra Teams , men selve avstemmingen gjøres direkte i portalen til Orgbrain. Også innlogging til Temas skjer via portalen til Orgbrain.  For å hjelpe deg med å bruke portalen til Orgbrain, finner du her en brukerveiledning. 

Kort om Orgbrain

Orgbrain er et norsk selskap som har utviklet en digital løsning for administrasjon av styrearbeid, herunder avholdelse av generalforsamlinger. Gjennom løsningen vil brukerne på en sikker og enkel måte få tilgang til relevant informasjon, og få avgitt din stemme.

Løsningen fungerer både på mobil, nettbrett og PC/Mac.

Du kan lese mer om Orgbrain her

Registrer bruker

Den første kontakten du som aksjonær har med Orgbrain, er som regel når du mottar en invitasjon til en generalforsamling.

Nederst i e-posten du mottar, vil det ligge en knapp som fører deg videre i prosessen.

Dersom du allerede er registrert og innlogget som bruker i Orgbrain, vil du ved å klikke på knappen, komme direkte til møtekortet for generalforsamlingen. Dersom du ikke har registrert en brukerkonto i Orgbrain, vil komme til en side der du blir bedt om å registrere din brukerkonto.

Her kan du justere måten navnet ditt skrives på dersom dette ikke er korrekt. Det er også anledning til å velge en annen e-postadresse, noe som er særlig fornuftig dersom du vil samle all Orgbrain-bruk på samme e-postadresse (med felles innlogging). Deretter må du legge inn et personlige passord som du ønsker å benytte, krysse av for avtalevilkårene, og til slutt klikke på registreringsknappen. Du belastes ingen kostnader for å registrere kontoen.

Når du har klikket på registreringsknappen, får du spørsmål om dette er en privat eller trygg enhet du er logget inn på. Dersom du benytter en PC eller annen enhet som du ikke er din, eller som du ikke anser som trygg, bør du svare nei.

Etter at du har krysset av på et av valgene, vil du komme rett til det møtet som du er invitert til.

Kom i gang

Normalt vil du komme rett inn på den ordinære generalforsamling når du har logget deg inn. Hvis du har navigert deg bort fra denne, kan du navigere deg tilbake ved å først velge «møter» i venstremenyen og deretter gå til «Ordinær generalforsamling».

Øverst på møtekortet vil du finne praktisk informasjon om selve møtet, samt noen knapper med valg.

VEDRØRENDE TEAMS: Den viktigste knappen er Video-symbolet oppe til høyre, for det er den du skal trykke på for å starte videokonferansen (Teams).

Ved å klikke på videosymbolet vil man få tilgang til Teams

Normalt vil det allerede være registrert at du skal delta. Frem til møtet starter kan du enkelt endre deltakerstatus dersom situasjonen endrer seg ved å klikke på knappen som viser navnet på aksjonæren («Testfirma AS» i skjermbildet her).

NB: Dersom du ikke er registrert som at du deltar før møtet starter, så vil du ikke få mulighet til å avgi stemme i møtet.

Agenda

Under toppmenyen finner du en agenda som viser de sakene som er til behandling.

På agendaen er det både  informasjonssaker der det blir gitt en orientering, personvalg der en eller flere skal velges og beslutningssaker som skal vedtas eller forkastes.

Ved å klikke på et agendapunkt vil du se hvilke opplysninger som er lagt ved den konkrete saken.

Dersom det følger med vedlegg, vil du få tilgang til dette ved å klikke på binders-symbolet. 

 

Avgi stemme

Det er enkelt for deg som bruker å avgi stemme ved bruk av Orgbrain. Du kan avlegge stemme straks møtelederen har startet møte. 

Personvalg: Ved personvalg, må du krysse av for den/de kandidatene du stemmer for, og så klikke «Stem».

Dersom du klikker feil, kan du enkelt angre ved å klikke på «Endre stemme» eller «Trekk stemme».

Beslutningssaker: For beslutningssaker avgir du din stemme ved å klikke på «For» eller «Imot».

Også her kan du enkelt endre din stemme ved å klikke på «Endre stemme» eller «Trekk stemme».

På samme måte som sekretariatet ved et fysisk møte vil kunne se din stemmeseddel for å kontrollere riktig registrering og resultat, vil det samme være gjeldende ved stemmegivning i portalen. 

Tekniske problemer

Erfaringsmessig oppstår de fleste tekniske problemer ved at brukeren forsøker å benytte en gammel og utdatert nettleser. Av nettlesere som løsningen fungerer på, er siste versjon av Chrome, Edge, Firefox og Safari.

Ved bruk av videokonferanse, opplever vi også at enkelte brukere glemmer å gi videoløsningen tilgang til mikrofon og eventuelt kamera. Dette kan du styre ved å gå inn på innstillingene på din enhet (PC/telefon). De fleste enheter har en løsning der det kommer opp et vindu der brukerne ved første innlogging får spørsmål om å gi videokonferanseløsningen tilgang til mikrofon og kamera.

Vi anbefaler deg å logge deg inn i løsningen samme dag som du mottar invitasjon til møtet, slik at du har god tid til å rette opp eventuelle problemer.

Skulle du ha behov for teknisk support, kan du kontakte Orgbrain på telefon 22 12 00 28 eller e-post hei@orgbrain.no.

Sikkerhet

For økt sikkerhet, anbefaler vi at alle brukere legger inn tofaktorautentisering (2FA). Dette gjør du ved å gå inn på kontoinnstillinger som du finner ved å gå til «Konto & innstillinger» i menyen øverst til høyre på skjermen.

Rull til toppen