Kapitler i denne delen
Datarom
På oversiktsiden vil brukerne få tilgang til modulen «Datarom» der alt av selskapsdokumenter og den enkelte brukers private filer kan oppbevares.
Selve lagringen skjer i Norge gjennom underleverandøren Microsoft Azure.
Filene er lagret kryptert og med replikering med to redundante to kopier. Databasen er tilsvarende satt opp med replikering med tre redundante kopier.
Når en fil blir slettet i Orgbrain vil brukeren i første omgang kun merke den som slettet (“soft delete”), slik at den enkelt kan hentes tilbake av brukeren selv. Dersom en slettet fil blir valgt for permanent sletting (“hard delete”), vil den ikke lenger være mulig å hente tilbake fra grensesnittet. Systemet er satt opp slik at det er teknisk mulig å hente tilbake filen i inntil 200 dager.
Dersom du klikker deg inn i Datarom som administrator vil du i venstremenyen finne følgende valg:
- Datarom
- Felles filer for styret
- Møtefiler
- Personlige filer
- Felles filer for alle brukere
- Opprett delt mappe
- Søk filer
- Administrer signaturer
Datarom
Alle som har tilgang til styremøter og de som blir gitt spesifikk rettighet har tilgang til mappen Datarom.
De som er gitt administratorrettigheter vil kunne lage nye mapper samt laste opp og slette dokumenter. De øvrige brukerne med tilgang vi ha leserettigheter.
Datarom er den mappen der selskapet kan legge inn og lagre alle relevante selskapsdokumenter slik som stiftelsesdokument, vedtekter og styreinstruks. Ved første gangs innlogging vil brukeren finne et forslag til en mappestruktur som kan benyttes. Dette er kun ment som inspirasjon og for å gjøre det enklere å ta løsningen i bruk. Dersom du ikke ønsker en eller flere av disse mappene er det bare å slette en eller flere av de mappene som man ikke ønsker å benytte.
Det også mulig å invitere andre til å signere PDF-dokumenter som er lagret i datarommet. Det gjøres ved å klikke på de 3 prikkene til høyre på PDF-dokumentet og så klikk på opprett signaturforespørsel. Du vil da få muligheten til å invitere deg selv og andre, til å signere dokumentet elektronisk ved bruk av Orgbrain eSign eller BankID.
Felles filer for styret
I mappen Felles filer har Orgbrain laget utkast til hvordan et selskap kan bygge opp sitt datarom. Dette kan hver enkelt selskap endre på om det ikke passer.
Det er i utgangspunktet kun de som har tilgang til styremøter som har tilgang til felles filer.
Møtefiler
I mappen Møtefiler vil alle filer som tilhører et møte i modulen «Møter» automatisk bli lagret.
Umiddelbart etter at et møte opprettes i modulen «Møter» vil en undermappe bli laget i Møtefiler under den aktuelle møtetype (styremøte, ordinær generalforsamling osv). Aksjonærer / Medlemmer uten ytterligere tilganger vil kun se dokumenter fra generalforsamlinger / årsmøter.
Det er kun de med administratortilgang som vil se filer som ligger lagret i på møter som fortsatt har status som «Utkast».
Ved å klikke på en av mappene så vil man få tilgang til de møter som ligger under hver kalenderår.
Ved å klikke på et konkret møte vil man få tilgang til de filer som er lagret på det konkrete møtet. Disse filene legges seg automatisk i enten undermappen «Vedlegg» eller «Protokoll».
I mappen «Vedlegg» vil du finne alle vedlegg foruten den systemgenererte protokoll som systemet automatisk lager. Denne finner du i mappen «Protokoll».
Personlige filer
Under personlige filer kan den enkelte bruker laste opp filer som ingen andre skal ha tilgang til. Kun den konkrete bruker har mulighet til å se de filene som ligger lagret her.
Felles filer for alle brukere
I mappen Felles filer for alle brukere kan selskapet legge ut filer som alle brukere skal ha tilgang til.
Opprett delt mappe
Delt mappe er en funksjon der administrator kan opprette en mappe som kan deles med andre organisasjoner som er i samme konsernstruktur eller øvrige organisasjoner der du er administrator.
Det er organisasjonen som oppretter mappen som er eier av mappen, og som dekker eventuelle kostnader ved lagring og signering.
Søk filer
Her kan brukeren søke etter alle de filene som brukeren er gitt tilgang til.
Administrer signaturer
Under administrere signaturer kan du se status på dokumenter som er send til signering.
Vis slettet
Her kan brukeren se historiske filer som er slettet fra en mappe.
Vannmerke
Datarommet har også en løsning for høyere sikkerhet ved nedlasting av dokumenter. Det er mulig for administrator å sette innstillingene slik at det blir lagt inn et «vannmerke» («watermark») på dokumenter som lastes ned fra portalen. Dette gjør at dokumenter på avveie lettere kan spores til den som har utført nedlastningen.
